Хранение документов

Часто мы не придаем значения тому, как храним документы.  Мы и не подозреваем, что из-за такой неосторожности можно получить множество проблем. Как же нужно правильно хранить документы и сколько времени они хранятся?

Документы подтверждают законность ваших действий. Правила хранения документов указаны в  законодательстве Украины.

В п.6.1. Положения №88 сказано, что первичные документы, ученые регистры,  бухгалтерские отчеты и балансы необходимо обязательно передать в архив.

До того, как документы отправить в архив, их нужно хранить по месту формирования дел. Там их можно хранить и после завершения срока в делопроизводстве.

Документы делятся на 2 группы:

1. Документы постоянного хранения – это документы, которые относятся к Национальному архивному фонду.
2. Документы с установленным сроком хранения – документы, которые после завершения срока действия нужно уничтожить.

В архив вы можете отдать:

- документы о ликвидации предприятия-предшественников;

- личные документы работников;

       - законченные в текущем делопроизводстве документы постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения из структурных подразделений;

      - законченные в текущем делопроизводстве документы временного хранения, переданные в архив из структурных подразделений по решению руководителя;

      - справочный и учетный аппарат к архивным документам;

      - печатные издания, которые дополняют архивные документы.

Если документы хранятся в подразделении, то за их безопасность отвечают руководители этих предприятий.

Даже, если первичные документы и регистры находятся в архиве, их могут выдавать только с разрешением главного бухгалтера.

В случае пропажи или уничтожении документов, руководитель должен написать заявление в полицию. После этого будет проведено расследование причины пропажи и будет создана специальная комиссия, которая предоставит акт. Этот акт должен подписать руководитель, а копию нужно  отправить в налоговую.

Для хранения документов необходимо создать определенные санитарно-гигиенические нормы.

Большинство юридических документов хранятся 3 года. В случае следственных споров документы могут храниться до принятия решения. Нельзя хранить документы меньше, но можно, при необходимости, продлевать срок их действия.