Cколько лет хранить документы

Юридические нормы и практический опыт хранения и архивирования документации на предприятии в Украине

Руководство предприятия с юристами и бухгалтерами может долго раздумывать, где и как не утилизировать документы с печатями и подписями. Беспокоится о занятом месте и ответственности стоит только определённое время. Ваш надежный Компаньон раскрывает все тонкости в статье и презентации.

Прежде чем очистить офис от устаревшей документации подумайте о проверках. Как минимум, первичные бухгалтерские документы, связанные с начислением налогов и сборов хранить необходимо всегда.

Даже если на последней проверке у вас потребовали документы только за определенный период времени, в следующий раз ситуация может сложиться иначе. В соответствии с ЗУ «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами»
1095 дней (фактически 3 года) подтверждающие документы необходимо сохранять целыми и невредимыми.

Но тут бухгалтера часто сталкиваются с проблемой, когда налоговое обязательство идет без учета указанного срока (например, если налоговая декларация не была представлена в период появления обязательства).

К тому же, никто не застрахован от разбирательств по поводу взысканий такого налога (обвинение в уклонении от уплаты налогового обязательства).

Отметим, документы лучше хранить хотя бы до окончания комплексной проверки контролирующими органами. Важно, что проверка хоздеятельности предприятия за период создание этих документов является так же важным условием уничтожения определенных документов. И это условие важнее даты окончания срока хранения (учитывается дата из акта проверки).

Так же существуют минимальные сроки хранение документов в бухгалтерии. Рассмотрим перечень документов утвержденных приказом Минюста Украины от 12.04.2012 № 578/5.

До ликвидации предприятия необходимо хранить такие документы:

• Уставные документы об открытии предприятия, его реорганизации, переименовании и т.п. (отчеты, справки, докладные записки, заключения).
• Приказы по основной деятельности.
• Документы об отчуждении имущества из-за неуплаты налогов (акты, протоколы, описи, оценочные заключения);
• Отчеты о перечислении сумм на негосударственное и государственное соцстрахование.

Счет срокам хранения документов начинается с 1.01 года, следующего за годом завершения их делопроизводством.

Сроки хранения основных бухгалтерских и налоговых документов в презентации

Автор статьи: управляющий партнёр юридическо-бухгалтерской фирмы «КОМПАНЬОН» Савицкая Наталья Анатольевна